výroba a distribuce energetických médií

Zásady ochrany a zpracování osobních údajů v obchodní společnosti ENERGETIKA TŘINEC, a. s.

My, obchodní společnost ENERGETIKA TŘINEC, a. s., se sídlem Průmyslová 1024, Staré Město, 739 61 Třinec, IČO 47675896, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě, oddílu B, vložce 708, jakožto správce osobních údajů, ctíme základní právo každého jednotlivce na ochranu jeho soukromého a rodinného života, jakož i jeho právo na ochranu před neoprávněným shromažďováním, zveřejňováním nebo jiným zneužíváním údajů o jeho osobě.

ZÁKLADNÍ ZÁSADY

Jak přistupujeme k ochraně a zpracování osobních údajů

• Při zpracování a ochraně osobních údajů se důsledně řídíme právními předpisy, a to zejména Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).
• Klademe si za cíl zajistit maximální ochranu osobních údajů při všech činnostech, které souvisí s jejich zpracováním (např. shromažďování, ukládání, uspořádávání, výmaz apod.).
• Osobní údaje zpracováváme za účelem plnění našich zákonných povinností na úseku veřejné správy, v souvislosti s plněním povinností v pracovněprávních vztazích, za účelem uzavírání, plnění a správy našich smluvních závazků, a také ochrany našeho majetku.
• Činnost, v rámci níž dochází ke zpracování osobních údajů, zahájíme pouze v případě, máme-li zákonný důvod pro výkon takovéto činnosti.
• I když nám svědčí zákonný důvod pro zpracování osobních údajů, vyhodnotíme, zda je nezbytné z naší strany zpracovávat osobní údaje, jakými prostředky budeme zpracovávat osobní údaje a v jakém rozsahu.
• Analyzujeme rizika, která hrozí subjektům údajů v souvislosti se zpracováním jejich osobních údajů nebo která jím hrozí v důsledku porušení zabezpečení jejich osobních údajů.
• Přijímáme bezpečnostní opatření k zmírnění těchto rizik.
• Naši zaměstnanci jsou aktivně zapojení do ochrany námi zpracovaných osobních údajů. Jsou si vědomi svých povinností a rizik spojených se zpracováním osobních údajů.
• Kontrolujeme a průběžně vyhodnocujeme námi přijatá pravidla pro zpracování a ochranu osobních údajů, jakož i uplatňovaní našich bezpečnostních opatření.
• Při zavádění nových technologií a technických řešení hodnotíme jejich případný dopad na práva subjektů údajů.

Subjekty údajů informujeme o zpracování jejich osobních údajů

• Subjektům údajů umožňujeme získat informace o zpracování jejich osobních údajů.
• Informace jsou subjektům údajů zpřístupněny před zahájením zpracování jejich osobních údajů, a to ústně, v listinné podobě nebo v elektronické podobě tak, jak to je v daném případě obvyklé, a tak, aby subjekt údajů mohl těmto informacím co nejlépe porozumět.

Respektujeme práva subjektu údajů

• Každý subjekt údajů se v souvislosti se zpracováním jeho osobních údajů může na nás obrátit, a to e-mailem na adresu david.bilko@trz.cz nebo jiným odpovídajícím způsobem (např. poštou na adresu našeho sídla).
• Zabýváme se každou žádostí subjektu údajů, kterého umíme identifikovat a ověřit si jeho totožnost, a to z hlediska obsahu a rozsahu jeho žádosti, ale i z hlediska její důvodnosti a přiměřenosti.
• Subjekt údajů může za podmínek stanovených právními předpisy ve vztahu k nám uplatnit
  - právo na přístup k jeho osobním údajům,
  - právo na opravu jeho osobních údajů, které zpracováváme,
  - právo na omezení zpracování jeho osobních údajů,
  - právo na výmaz jeho osobních, které jsme zpracovali my nebo pro nás naši zpracovatelé,
  - právo získat informace o porušení zabezpečení ve vztahu k jeho osobním údajům,
  - právo podat námitku proti zpracování jeho osobních údajů nebo
  - právo podat stížnost proti zpracování jeho osobních údajů.
• Respektujeme, pokud se subjekt údajů obrátí se svou stížnosti přímo na Úřad pro ochranu osobních údajů, jakožto dozorový orgán v oblasti ochrany soukromí a osobních údajů.

Komu a jak poskytujeme osobní údaje

• Osobní údaje subjektů údajů poskytujeme orgánům veřejné moci či jiným subjektům v souladu s našimi zákonnými povinnostmi (finanční správa, správa sociálního zabezpečení, pojišťovny, soudy atp.).
• Máme-li poskytnout osobní údaje dalším příjemcům z jiných důvodů než plnění našich zákonných povinností, vždy prověříme nezbytnost takového poskytnutí co do jeho důvodu a rozsahu. Jedná se zejména o situace, kdy je poskytnutí údajů nezbytné za účelem ochrany života či zdraví a majetku subjektu údajů nebo pokud to vyžaduje ochrana našich práv, majetku či bezpečnosti).
• Po našich zpracovatelích osobních údajů požadujeme, aby důsledně plnili své povinnosti, které jím vyplývají z GDPR, z dalších příslušných právních předpisů a ze smluv, které s nimi uzavíráme v souvislosti se zpracováním osobních údajů.

Jaké osobní údaje zejména zpracováváme

• Základní identifikační údaje (jméno, příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa bydliště, identifikační číslo apod.).
• Kontaktní údaje (telefonní číslo, e-mailová adresa, identifikátor datové schránky apod.).
• Osobní údaje, jejichž zpracování nám ukládají právní předpisy.
• Osobní údaje, jejichž zpracování je nezbytné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku (např. kamerové záznamy, registrační značku vozidla apod.).

Jak dlouho uchováváme osobní údaje

• Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění účelu, za kterým byly tyto osobní údaje shromážděny. Tato doba je stanovena právními předpisy nebo našimi vnitřními předpisy.
• Osobní údaje, které zpracováváme na základě souhlasu subjektu údajů zpracováváme po dobu, na kterou subjekt údajů souhlas udělil, resp. do okamžiku, než svůj souhlas odvolá.

Doplňující informace o zpracování osobních údajů v obchodní společnosti ENERGETIKA TŘINEC, a. s.

Jsme obchodní společností, jejíž hlavní činnost spočívá ve výrobě, rozvodu a prodeji elektrické energie, horké vody, technologické páry, dmýchaného a stlačeného vzduchu, provozní, koupelenské a pitné vody a distribuci, úpravě topných plynů získávaných jako vedlejší produkt při hutní výrobě a také zemního plynu. V souvislosti s těmito činnostmi zpracováváme osobní údaje zejména v následujících oblastech a za následujících podmínek:

Zpracování osobních údajů v pracovněprávních vztazích

• Jsme správcem osobních údajů našich stávajících a bývalých zaměstnanců, ale také uchazečů o zaměstnání,
• Právními důvody, na jejichž základě zpracováváme osobní údaje našich zaměstnanců, jsou zejména naše zákonné povinnosti vůči zaměstnancům a orgánům veřejné moci a naplňování smluvních povinností, k nimž jsme se ve vztahu k zaměstnancům zavázali.
• V rámci pracovněprávních vztahů také realizujeme své oprávněné zájmy, jako je naše právo organizovat, řídit a kontrolovat práci zaměstnance, chránit naše důvěrné informace a naše know-how, chránit náš majetek, zajistit bezpečnost a integritu našich IT systémů a propagovat naši obchodní společnost; naplňování těchto zájmů nás také opravňuje zpracovávat osobní údaje našich zaměstnanců.
• Některé osobní údaje zaměstnanců zpracováváme v zájmu ochrany jejich života a zdraví.
• Zpracováváme zejména identifikační a kontaktní údaje zaměstnanců a další údaje související s výkonem jejich práce pro naší obchodní společnost. V případě uchazečů o zaměstnání zpracováváme též údaje o vzdělání, pracovních zkušenostech, jejich kvalifikaci apod., a to vždy s přihlédnutím k danému případu.
• Osobní údaje zaměstnanců poskytujeme orgánům veřejné moci, našim dodavatelům služeb v oblasti BOZP, ostrahy a péče o zaměstnance a poskytovateli pracovnělékařských služeb, a to v rozsahu, který je nezbytný k tomu, aby nám tito dodavatelé tyto služby řádně poskytovali.
• O uchazečích o zaměstnání vedeme nezbytné údaje pro účely výběru nejvhodnějšího uchazeče v rámci výběrového řízení, a s tím souvisejícím vyhodnocením jejich žádosti o zaměstnání a porovnání těchto žádostí se žádostmi jiných uchazečů a následně za účelem uzavření smlouvy či dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr s vybranými uchazeči.
• K zařazení uchazeče o zaměstnání do naší databáze uchazečů o zaměstnání vyžadujeme jeho souhlas.

Zpracování osobních údajů žáků a studentů středních a vysokých škol

• Osobní údaje žáků a studentů středních a vysokých škol zpracováváme v rozsahu nezbytném k výkonu jejich praxe a odborného výcviku na našich pracovištích, tj. především identifikační a kontaktní údaje, stejně jako údaje o vzdělávacím zařízení, jehož jsou žáky či studenty
• Tyto údaje poskytujeme jejich vzdělávacímu zařízení a některým našim dodavatelům služeb, a to v rozsahu, který je nezbytný k tomu, aby nám tito dodavatelé tyto služby řádně poskytovali.

Zpracování osobních údajů ve smluvních vztazích

• Osobní údaje našich smluvních partnerů, jejich zástupců a zaměstnanců zpracováváme k plnění našich zákonných a smluvních povinností a pro účely realizace našich oprávněných zájmů.
• Takovým naším oprávněným zájmem je také vedení jednání o uzavření smlouvy a o její změně, propagace naší obchodní společnosti a nabízení jejích služeb.
• O našich stávajících a potencionálních smluvních partnerech a jejich zástupcích zpracováváme pouze nezbytné identifikační a kontaktní údaje, účetní údaje a dále údaje související s jednáním o uzavření smlouvy a s její realizací.
• Osobní údaje našich stávajících a potencionálních smluvních partnerů a jejich zástupců poskytujeme našim obchodním zástupcům.

Zpracování osobních údajů při ochraně našeho majetku a práv

• Za účelem zabezpečení našeho majetku regulujeme vstup do našeho areálu, jež je situován v rámci areálu obchodní společnosti TŘINECKÉ ŽELEZÁRNY, a. s., se sídlem Průmyslová 1000, Staré Město, 739 61 Třinec, IČ 18050646, a na naše pracoviště. Za tím účelem zpracováváme spolu s uvedenou obchodní společností osobní údaje osob vstupujících do těchto areálů a dalších prostor v rozsahu jejich identifikačních a kontaktních údajů, důvodu a době jejich vstupu a délce pobytu, údaje o jejich případných zaměstnavatelích a údaje související s činností, kterou vykonávají v těchto areálech, dalších prostorách a na našich pracovištích.
• V zájmu ochrany majetku před odcizením a poškozením a rovněž z důvodu ochrany života a zdraví našich zaměstnanců a třetích osob jsou některé prostory těchto areálů a našich pracovišť monitorovány kamerovými systémy.
• Chráníme bezpečnost a integritu našich IT systémů, v nichž zpracováváme osobní údaje, důvěrné informace a naše know-how. Monitorujeme účelnost využívání našeho hardwaru a softwaru. K těmto účelům zpracováváme osobní údaje osob s přístupem k těmto IT systémům v rozsahu jejich identifikačních a kontaktních údajů, přístupových údajů a některých údajů vytvořených jejich aktivitou v rámci našich IT systémů.

Vedle této základní informace informujeme subjekty údajů o zpracování jejich osobních údajů také v souladu s našimi Zásadami zpracování osobních údajů.